Executivos dizem: “Nós precisamos de um treinamento imediatamente!”. Então, a área de T&D (Treinamento e Desenvolvimento) corre para desenvolver e agendar o treinamento demandado pelos gerentes.
Na véspera do evento, as seguintes falas começam a surgir:
“Estou muito ocupado nesta semana.”
“Estarei em viagem.”
“Houve um imprevisto.”
Você se esforça para encontrar participantes substitutos, que possam preencher as vagas remanescentes, mas é tarde demais. No dia marcado, apenas 24 dos 30 participantes convidados comparecem ao treinamento.
Abstenções nos treinamentos corporativos. Um problema maior do que imaginamos?
Se esse cenário soa familiar, você não está sozinho. Recentemente, foram entrevistados 44 profissionais da área de Treinamento e Desenvolvimento de diversas partes do mundo e a média de cancelamentos em suas organizações é de 17%. “Não é tão mal”, você pode pensar. Mas, vamos colocar essa estatística em perspectiva:
– Como a produção/operação da sua empresa seria vista se o nível de eficiência dela fosse de 83%?
– O que mais a empresa poderia conquistar se os assentos fossem preenchidos em todas as sessões de treinamento?
– Quanto a empresa poderia economizar se a presença nas salas de treinamento fosse de 100%?
A pesquisa indica também o seguinte:
- 77% dos respondentes afirmam que a empresa monitora presenças e ausências durante os treinamentos corporativos;
- 73% tomam alguma medida quando colaboradores cancelam sua participação de última hora ou quando não aparecem no dia de treinamento;
- 32% falam com os gerentes do colaborador ausente;
- 28% falam diretamente com o colaborador ausente;
- A maior parte dos funcionários que não comparece aos treinamentos (32%) exerce funções técnicas ou administrativas;
Para os profissionais de T&D que lutam contra os cancelamentos, a boa notícia é que nem tudo está perdido: algumas companhias têm desenvolvido maneiras efetivas de minimizar as abstenções nos treinamentos corporativos. Abaixo, as mais citadas entre os entrevistados na pesquisa.
6 estratégias para evitar abstenções nos treinamentos corporativos
#1. Desenvolver e implementar uma política de cancelamento
Companhias aéreas, hotéis e outras organizações trabalham com políticas claras de cancelamento. Por que não fazer o mesmo nas áreas de Treinamento?
Ao estabelecer expectativas de presença e prazos de confirmações, o nível de cancelamentos tende a diminuir.
#2. Contatar os colaboradores inscritos 1 semana antes do treinamento
Essa prática não somente relembra os colaboradores a respeito do treinamento, mas também permite que vagas ainda possam ser preenchidas, em casos de desistência.
#3. Listar número de cancelamentos e abstenções por área e divulgar resultados
A divulgação da lista contendo as abstenções nos treinamentos corporativos atende a dois propósitos: 1. Certificar que os gerentes das áreas estão cientes em relação às ausências; 2. Promover uma “competição saudável” entre os departamentos.
Gerentes, por sua natureza, são competitivos e costumam agir rapidamente quando a performance de seu time é comparada a de outros.
#4. Calcular o custo das taxas de abstenção e compartilhar os números com a liderança
O custo de abstenção nos treinamentos vai variar de empresa para empresa, mas pode ser substancial e merecer uma comunicação específica sobre o tema com a liderança. Itens a serem considerados durante o cálculo:
– Horas gastas pelo colaborador, gerente e pelo profissional de T&D durante agendamento, cancelamento e reagendamento do treinamento;
– Número de sessões adicionais necessárias para contemplar todos os participantes (tempo do instrutor, tempo do profissional de T&D e, em alguns casos, custo da sala de aula);
– Despesas de viagem, de todos os envolvidos, em caso de treinamentos que exigem deslocamentos;
#5. Garantir que as pessoas certas estejam recebendo o treinamento certo
É relativamente fácil para gerentes e profissionais de T&D caírem naquele velho hábito de dizer: “todos precisam de treinamento”. Mas, será que realmente precisam?
Se alguns colaboradores já conhecem determinado conteúdo e têm as habilidades requisitadas, por que fazer com que eles se sentem nas cadeiras de treinamento?
Uma unidade de negócio de uma das empresas participantes da pesquisa mergulhou a fundo nas taxas de abstenção de treinamentos corporativos voltados à gestão de projetos e descobriu que os cancelamentos aconteciam entre funcionários que enxergavam o treinamento como a última das prioridades – porque afirmavam já conhecer os conceitos. Em resposta, foram criados e implementados instrumentos de avaliação.
Os funcionários tinham a opção de “desafiar” o curso de gestão de projetos realizando exames online antes do evento. Se passassem na avaliação, recebiam um crédito pelo curso e não precisavam comparecer às aulas. Após a implementação desta prática, a taxa de frequência nos treinamentos aumentou drasticamente.
#6. Considerar cobrar uma “taxa de cancelamento”
O dinheiro fala. Uma ideia para minimizar abstenções nos treinamentos corporativos: gestores de funcionários ausentes nos treinamentos têm de repassar à área de T&D uma pequena parcela de seu budget, como se fosse uma “taxa de cancelamento”. 14% dos profissionais de treinamento que participaram da pesquisa afirmam que esse tipo de cobrança já existe em suas organizações.
#7. Desenvolver cultura organizacional que valorize os treinamentos
É verdade que algumas das práticas descritas anteriormente abordam os sintomas da questão da abstenção, em vez de atacar a causa-raiz.
Hedda Bird, fundadora da consultoria britânica 3C, tem observado forte correlação entre o cancelamento de reservas em salas de treinamento e a cultura de aprendizagem da organização.
“Empresas que valorizam treinamentos e o consideram importantes, tipicamente apresentam baixos índices de cancelamento nas reservas de salas.” – Hedda Bird
E como desenvolver uma cultura organizacional que valorize os treinamentos? Esse tema poderia preencher livros inteiros, mas uma resposta breve pode ser resumida em: alinhamento e comunicação. Primeiro é preciso alinhar o treinamento com as estratégias e os objetivos da empresa. A grande maioria dos treinamentos devem sair do “legal participar” para o “preciso participar”.
Em segundo lugar, é necessário comunicar o retorno do investimento (ROI) à liderança e aos colaboradores. Obviamente, a liderança estará interessada na eficácia do programa em relação à produtividade/performance; e os funcionários, na eficácia em relação às suas carreiras.
Pronto. Agora, pense: é hora de você enfrentar as abstenções nos treinamentos corporativos na sua empresa?
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Por William Keeley – Especialista na construção de culturas de trabalho de alta performance. Autor de mais de 20 ferramentas de Treinamento e Desenvolvimento, entre elas LEADNA, Trans-Measure e TOTEM.
Texto original ‘Creating a culture that values learning: how to avoid training cancellations’ extraído do portal TrainingZone (Tradução: CPDEC)
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