Mais de um quarto do tempo gasto no trabalho é gasto com leitura e resposta de e-mails, segundo levantamento da McKinsey Global Institute. Isso significa que os profissionais passam quase 3 horas por dia apenas lendo e respondendo mensagens eletrônicas.
Quando mal gerenciados, os e-mails realmente tornam-se vilões da produtividade e geradores de estresse. Afinal, quem se sente confortável com aquela infinidade de novas mensagens? Para minimizar a ansiedade, reduzir o fluxo de mensagens e melhorar a produtividade, é preciso saber gerenciar os e-mails profissionais. Veja 6 dicas:
1. Estabeleça horários de checagem
Manter a caixa de entrada aberta enquanto trabalha pode causar distrações constantes. Por isso, escolha alguns momentos do dia para checar e responder e-mails: o ideal é conferir as novas mensagens a cada 2 horas em média ou assim que finalizar uma tarefa importante.
2. Crie padrões de organização
É fácil se perder em uma caixa de entrada caótica. Por isso, crie maneiras de deixa-la mais limpa e organizada. Uma sugestão é criar pastas ou tags que indiquem ações a serem tomadas – como “ler”, “responder”, “arquivar”, “delegar” etc.
3. Desligue os alertas
A checagem de mensagens em horários estipulados ajuda a manter o foco nas tarefas em andamento. Mas como são muitas as mensagens que chegam ao longo do dia, são igualmente numerosos os alertas recebidos. Para não se desconcentrar, desligue as notificações ou faça logout no e-mail enquanto estiver realizando outras tarefas. Faça o mesmo para WhatsApp, Facebook e demais redes sociais.
4. Use o telefone ou fale pessoalmente
Nem sempre o e-mail é a melhor ferramenta de comunicação. Para tarefas urgentes ou com muitos detalhes, considere telefonar ou conversar pessoalmente para resolver a questão de forma mais prática. Se for o caso, escreva um e-mail depois que o assunto estiver resolvido apenas para formalizar o que foi acordado.
5. Aplique a “regra dos 2 minutos”
O e-mail recebido exige menos de dois minutos para ser lido e respondido? Se a resposta for “sim”, então faça-o imediatamente, mesmo que não seja tão urgente ou importante. Se você deixar para depois, corre o risco de esquecer. Segundo David Allen, autor de GTD (Getting Things Done), esse método ajuda a não procrastinar atividades.
6. Envie menos e-mails
Se você envia dezenas de mensagens por dia, certamente receberá dezenas de respostas (ou mais!). Para reduzir a quantidade de e-mails, comece por você mesmo, selecionando e otimizando as mensagens. Evite também colocar muitas pessoas em cópia e peça para ser copiado somente quando houver necessidade.
Apesar de serem uma ferramenta importante e indispensável na comunicação, é preciso saber gerenciar os e-mails profissionais em prol da produtividade e do bem-estar. Organizar as mensagens e manter o controle da sua caixa de entrada é um hábito que deve ser tornar indispensável. Afinal, se não podemos controlar a quantidade de informação que chega até nós, podemos, ao menos, gerenciar a maneira de lidar com ela.
Use o seu e-mail com consciência!
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