É comum termos a sensação de que não há tempo hábil para realizarmos todas as atividades que gostaríamos. O bom gerenciamento do tempo é um dos desafios da vida moderna.
Criado pelo americano David Allen, o método GTD (Getting Things Done) visa ajudar a gerenciar o tempo de maneira prática. Em seu best-seller, “A Arte de Fazer Acontecer”, o autor explica os detalhes da técnica.
Fundamentos da técnica GTD
A metodologia GTD parte do princípio que esquecimentos acontecem, mas podem ser evitados. A solução é tirar os planos e ideias da cabeça e passá-los para um meio “físico”, como uma agenda, caderno ou plataforma online. Mas só anotar não é o suficiente: é preciso criar uma organização em listas e contextos.
Como aplicar o método?
David Allen determinou 5 passos a serem seguidos para que o GTD seja aplicado.
- Coletar: a primeira etapa consiste em tirar todos os planejamentos da mente e coloca-los no papel. Essa ação alivia o estresse e a ansiedade, já que tudo estará anotado e, portanto, dificilmente será esquecido.
- Processar: depois de anotar todos os planos, é necessário classificá-los. Nessa etapa, identifica-se quais tarefas tem prioridade e se elas necessitam de mais de uma ação.
- Organizar: agora que os planos já estão processados e anotados, basta organizá-los por algum fator que o usuário do método compreenda. No livro de Allen, a dica é classificar por contexto – uma maneira prática de relacionar tarefas.
- Revisar: essa etapa deve ser feita periodicamente. Nela, o usuário revisa suas tarefas, confere o que já foi feito, o que está sendo feito e também atualiza suas prioridades. A intenção é não esquecer de executar as tarefas, mesmo aquelas que não sejam prioritárias.
- Executar: a última etapa consiste em cumprir as tarefas de todas as listas. O importante é seguir a ordem estabelecida e realizar tudo que está anotado.
Listas do método GTD
Quem utiliza a técnica precisa fazer listas para organizar seus pensamentos e tarefas. São sete listas principais:
- Caixa de entrada: lugar onde todas as tarefas são anotadas, tanto tarefas para fazer, quanto tarefas que alguém deseja fazer;
- Projetos: quando a tarefa pendente precisa de mais de uma ação para ser realizada ela pode ser considerada um projeto e, portanto, entra nessa lista;
- Próximas ações: tarefas que não têm datas de entrega ou dias específicos para serem feitas;
- Calendário: aquelas com datas de entrega que precisam entrar num calendário para facilitar a organização.
- Algum dia: ideias para o futuro e tarefas que ainda não receberam confirmação;
- Espera: atividades que devem ser feitas por outras pessoas, mas o usuário precisa de retorno sobre elas;
- Referência: informações que serão usadas em projetos como anotações, links, imagens, fontes bibliográficas, etc.
O que é contexto?
Além de dividir as tarefas em listas, o método GTD pede que elas recebam um contexto. Isso quer dizer que é preciso anotar uma situação onde o trabalho será feito. Caso tenha que comprar remédios, por exemplo, o contexto será “farmácia”. Quando o usuário da metodologia estiver no contexto definido deve fazer todas as tarefas relacionadas. Isso ajuda a otimizar o tempo para conseguir fazer atividades relacionadas a um mesmo contexto simultaneamente.
