As redes sociais, mensagens eletrônicas e chats online dão novos horizontes ao trabalho contemporâneo, mas expõem fragilidades de comunicação dos profissionais do mercado. É preciso saber como e quando falar com colegas de trabalho, superiores hierárquicos, clientes e fornecedores e nem sempre os profissionais dominam essas habilidades. Por isso, é preciso estar atento a algumas dicas na hora de se comunicar bem com alguém:
1. Seja breve e preciso:
Cada vez mais, as pessoas têm mais tarefas a serem cumpridas e muitos compromissos. E aí, entra a necessidade de ser direto. Nos e-mails, o ideal é que a introdução já esteja no assunto da mensagem e o desenvolvimento e a conclusão ocupem apenas um parágrafo.
2. Adeque o vocabulário ao público a que se dirige
Mesmo diante de conteúdos similares, a mensagem pode (e deve, em muitos casos) sofrer adaptações. Não perca de vista quem é o destinatário da mensagem e faça adequações no vocabulário usado.
3. Conheça as especificidades de cada área
É importante dominar as características de discurso típicas do segmento em que atua. Comunicar-se bem implicar no uso de jargões e palavras técnicas quando necessário, nunca em excesso. Procure sinônimos e opte por termos “comuns” sempre que possível.
4. Planeje o que vai dizer
Tenha claro quais são os objetivos do contato e trate das conversas de trabalho como se fossem reuniões – ou seja, com planejamento e com pauta específica. Não pretenda abordar “tudo” em um único e-mail.
5. Atente-se ao excesso de informalidade/formalidade
Algumas pessoas exageram em formalismos desnecessários, enquanto outros escrevem de maneira muito coloquial, como se estivessem em bate-papos entre amigos. Encontre um equilíbrio na linguagem, sempre tendo em vista o público-alvo.
6. Evite vícios de escrita e de linguagem
Os vícios devem ser evitados e minimizados na escrita e na oralidade. Para isso, atente-se para a repetição excessiva de determinados termos ou no uso incorreto deles.
7. Tenha cuidado com a utilização do corretor ortográfico
Muitas vezes, os editores de texto que vêm com os programas ou nos navegadores de internet podem falhar, comprometendo a mensagem a ser transmitida. Não confie 100% neles: revise sua mensagem antes de enviá-la e, na dúvida, consulte um dicionário online.
8. Entenda o seu interlocutor e as expectativas dele
A adequação em relação ao nível de aprofundamento das informações depende das expectativas dos interlocutores. Quem espera um relatório curto e objetivo, pode se assustar com um documento maior e muito detalhado. Por isso, sempre alinhe as expectativas antes da execução.
