“Lembra-te que tempo é dinheiro”
Essa célebre frase, usada por Benjamin Franklin como conselho a jovens homens de negócios, continua atual e corresponde à realidade de empresas e instituições que buscam profissionais capazes de trazer soluções e bons resultados, em um curto período.
Apesar de essa característica ser amplamente desejada e conhecida, muitos profissionais, por mais competentes que sejam em suas áreas de atuação, têm dificuldade em incorporá-la no seu dia a dia. Por falta de planejamento, disciplina e/ou autoconhecimento, muitas pessoas não conseguem alcançar a produtividade necessária no tempo exigido. Consequentemente, convivem diariamente com a sensação de que “o tempo voa” e de que as horas do dia são sempre insuficientes.
Para começar, existe uma explicação biológica para essa sensação: o cérebro humano mede o tempo por meio da observação dos movimentos. Um adulto tem entre 40 e 60 mil pensamentos diários, sendo que a maior parte deles é automatizada e não aparece no “índice” de eventos do dia. O cérebro entende que nós não vimos, não sentimos e não vivenciamos aqueles pensamentos automáticos, repetidos, iguais. Isso potencializa a sensação de que o tempo parece passar muito rápido.
Além do fator biológico, o ambiente de trabalho pode ser um grande vilão na improdutividade: excesso de telefonemas e e-mails na caixa de entrada, conversas paralelas com colegas, barulhos externos e sensações climáticas desagradáveis (muito frio ou muito calor) são algumas das causas de interrupções, cujos prejuízos podem ser medidos: segundo estudos da ciência cognitiva, o ser humano demora em média 15 minutos para restabelecer a concentração após uma interrupção. Somados, esses minutos fazem falta no fim do dia. No entanto, os ruídos que comprometem o envolvimento nas atividades, são recorrentes e, muitas vezes, difíceis de serem totalmente eliminados. Por isso, cabe ao profissional driblá-los com disciplina, determinação e organização – características fundamentais para a realização de um bom trabalho.
É preciso reconhecer e reforçar habilidades que agregam valor, identificar hábitos ruins e se esforçar para modificá-los. De acordo com a Organização Internacional do Trabalho e a Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico, os brasileiros dedicam mais horas ao trabalho, em comparação aos europeus. Enquanto a média brasileira é de 44 horas semanais, os alemães, por exemplo, trabalham 38 horas. Mesmo assim, eles são quatro vezes mais produtivos que nós. Portanto, produtividade não significa trabalhar mais, mas sim trabalhar melhor.
Não é o número de horas dedicadas ao trabalho que determina os resultados, mas a maneira como as atividades são realizadas. Veja algumas dicas para tornar-se mais produtivo:
1. Seja assertivo
É preciso aprender a falar “não” em algumas situações. Pessoas que não conseguem negar pedidos, tendem a acumular tarefas;
2. Tenha disciplina
Defina suas metas (curto, médio e longo prazo) e dê prioridade a elas. Uma vez estabelecidos, os prazos devem ser cumpridos;
3. Diferencie o importante do urgente
“Importante” é aquela tarefa necessária já conhecida; “urgente” são imprevistos que podem surgir no caminho. Se as questões importantes forem trabalhadas com organização, os imprevistos passam a interferir menos na rotina.
4. Estabeleça estratégias e métodos
Levando em consideração a rotina da empresa e a sua personalidade, pense em estratégias de trabalho, considerando os momentos e horários que você se sente mais produtivo.
5. Faça uma pausa
Programe os momentos que você irá dedicar para ler notícias, responder e-mails, acessar as redes sociais, tomar um café e fazer outras atividades fora das demandas comuns do trabalho.
Por Mônica Bulgari e Paloma Domingues
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