Atrasos no cronograma, orçamentos estourados, equipe sem foco e, consequentemente, projetos inteiros comprometidos. Com frequência, esses fatores são originados por uma única razão: o “scope creep”.
O termo foi criado especialmente para se referir à alteração descontrolada do escopo de um projeto. Não é difícil imaginar porque isso por si só é um grande problema. Durante o período de construção de uma casa, por exemplo, quanto mais alterações forem feitas em relação à planta original, mais cara e mais demorada a obra ficará, certo? Isso acontece em qualquer projeto: mudanças geram custos, atrasos e aumentam os riscos. E, apesar de não haver novidade nenhuma nessa afirmação, o scope creep insiste em prejudicar o andamento dos projetos nas empresas. Então, como evitá-lo, afinal?
Bom, antes de tudo, é essencial estudar e definir bem o escopo do projeto. Segundo o Guia PMBOK, o escopo é a “descrição detalhada do projeto e/ou do produto” e deve ser definido ainda durante a fase de planejamento. Na prática, o escopo funciona como uma espécie de lista, que destaca o que deverá ser entregue (produtos tangíveis ou não) dentro de limites de tempo e de recursos.
No entanto, durante o desenvolvimento, ao longo de reuniões e encontros, é comum que mudanças sejam consideradas necessárias. Elas podem ser sugeridas por qualquer um dos envolvidos (stakeholders), mas tradicionalmente vêm do próprio cliente, interno ou externo.
Antes de realizar alterações, é fundamental voltar para o início e checar se elas estão alinhadas com o objetivo do projeto; quais são os impactos e os benefícios; e de que forma seriam implantadas. Depois dessa reflexão e avaliação, cabe ao gerente do projeto, juntamente com o patrocinador, definir se as alterações podem ou não ser colocadas em prática.
Esse é o momento crucial para evitar o scope creep. Mudanças pontuais podem acontecer “com moderação”, desde que contribuam para o sucesso do projeto e que sejam administradas, controladas e devidamente comunicadas. Especialistas na área de Gerenciamento de Projetos são unânimes nesse sentido: a partir do momento em que se perde o controle sobre as mudanças os problemas inevitavalmente vão surgir.
Segundo o consultor do CPDEC e especialista em Projetos Alvaro Camargo, além de gerar atrasos, custos adicionais e problemas de qualidade, o scope creep gera um enorme estresse e afeta a relação entre cliente e equipe. Para ele, o remédio é um esforço consistente de planejamento antes do pontapé inicial. “Quanto mais conhecimento houver sobre o projeto e suas especificações, menor será a probabilidade de haver mudanças”, completa.
Renato Bottini, que também é um especialista no assunto e atua como consultor do CPDEC, concorda que a base do projeto está vinculada ao bom planejamento do escopo. “Se o escopo falhar, isso certamente afetará de forma negativa o conjunto, que envolve custos, tempo e riscos”, argumenta.
Dessa forma, uma das habilidades esperadas de um gerente de projetos é saber proteger o escopo. Conheça oito ações que podem ser tomadas pelo gerente para evitar o scope creep:
#1. Investir (mais) em planejamento
Existe uma tendência de partir para a execução do projeto rapidamente, mesmo antes de o planejamento ter alcançado um nível adequado. A maneira mais eficaz de evitar mudanças (e futuras dores de cabeça) é investir mais tempo nessa primeira etapa para que o projeto nasça sólido e objetivo.
#2. Conhecer o contexto e os aspectos gerais do projeto
Quanto mais informações a equipe de projetos tiver, mais preparada ela estará para desenvolver o trabalho. É função do gestor ampliar o olhar e garantir essa visão sistêmica para ninguém ser “pego de surpresa” por informações que sempre estiveram disponíveis e que possam impactar futuramente no escopo.
#3. Ter clareza sobre o escopo
Pode parecer óbvio, mas em muitos casos o escopo do projeto não é definido previamente ou não há clareza a respeito dele. O escopo de um projeto deve estar na ponta da língua do gestor. Por isso, é fundamental reforçar os objetivos e direcionar os stakeholders. Os envolvidos devem firmar um acordo para formalizar que estão cientes do que será entregue.
#4. Definir como será o processo de mudanças
Essa definição é feita ainda na fase de planejamento, antes que qualquer mudança apareça. O gestor deve estabelecer como serão realizadas as solicitações, os registros, as autorizações e as implantações de alterações. Dessa forma, a partir de diretrizes claras, evitam-se resistências futuras.
#5. Controlar mudanças
O papel do gestor de projetos não é impedir mudanças no escopo, mas assegurar que elas sejam feitas adequadamente. Por isso, é importante seguir o processo estabelecido, analisá-las com cuidado e compreender as necessidades antes de partir para a implementação. Depois disso, é fundamental que haja acompanhamento contínuo.
#6. Comunicar-se bem com os stakeholders
A comunicação eficaz é fundamental durante todas as etapas de um projeto para alinhar expectativas, definir responsabilidades e garantir o cumprimento de prazos. Se houver mudanças no escopo, a comunicação deve ser reforçada para disseminar a mesma informação entre todos e evitar mal-entendidos. Sessões de feedback são fundamentais em qualquer projeto.
#7. Lidar com pressão
Um gerente de projetos precisa estar ciente que será pressionado, principalmente pelo cliente e pelo patrocinador – cada qual com suas necessidades e visões. É preciso saber lidar com a pressão para garantir a proteção do escopo e o alcance dos resultados. Isso significa não aceitar qualquer sugestão e saber dizer “não” quando preciso.
#8. Atualizar-se e reciclar os conhecimentos
Gerir projetos com sucesso exige aprendizado constante. A participação em treinamentos, seminários, workshops e congressos é fundamental, além do investimento individual em leitura. “Um ponto chave é a capacidade de reflexão sobre as lições aprendidas. Como cada projeto é diferente de outro, um gestor de projetos deve ser um aprendiz constante”, defende o professor Alvaro Camargo. “Tão importante quanto a capacidade de aprender, é a capacidade de ‘desaprender’ aquilo que não faz sentido ou que ficou desatualizado”, conclui.
Acima de tudo, gerenciar projetos é planejar e acompanhar a execução de forma atenta e cuidadosa. Assim, o gerente deve adotar uma postura flexível frente aos stakeholders, sem perder de vista o plano inicial. Esse é o desafio. Cumpra o seu papel como bom gestor e fuja do scope creep com maestria.
Por Departamento de Comunicação e Projetos | CPDEC
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