Você estava preparando o relatório mensal, que deve ser entregue até amanhã, quando o gestor ligou e pediu uma apresentação de resultados para daqui a 2 horas. Ao seu lado, um colega recém-chegado espera orientações suas para iniciar as atividades e ao menos cinco clientes aguardam seu contato até a próxima quarta-feira. De tudo isso, o que merece a sua atenção neste exato momento? O que é urgente? O que é importante?
O general e ex-presidente americano Dwight. D. Eisenhower tem uma resposta que pode ajudar. Em um discurso datado de 1954, ele fez a seguinte declaração: “Tenho dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes e os importantes nunca são urgentes”. A frase era uma citação do Dr. J. Roscoe Miller e tornou-se a inspiração de um método de gerenciamento de tempo conhecido como Princípio de Eisenhower.
A priorização é um elemento essencial em qualquer técnica de gerenciamento do tempo eficiente. Mas, muitos profissionais encontram problemas na hora de priorizar atividades por acreditarem que tudo é relevante e deve ser feito naquele momento. É preciso, portanto, saber diferenciar.
O que são tarefas importantes
Tarefas importantes são aquelas que têm um prazo de entrega maior e, por isso, é possível realizá-las respeitando um planejamento. Tais tarefas geralmente estão vinculadas a objetivos e metas e constam (ou deveriam constar) na lista de afazeres.
De vez em quando, algo que era “apenas” importante passa a ser urgente. Isso acontece, principalmente, quando o prazo é esquecido ou quando há procrastinação – ou seja, adiamentos constantes.
O que são tarefas urgentes
Tarefas urgentes precisam de atenção imediata por estarem totalmente vinculadas ao conceito de tempo – ou seja, é urgente porque tem um prazo curto para ser finalizada.
Obviamente, tarefas urgentes trazem consigo alto nível de estresse e ansiedade. Se o seu dia é preenchido por atividades deste grupo, cuidado: há algo de errado no planejamento. Não deixe o que é ‘importante’ se tornar ‘urgente’.
Princípio de Eisenhower
A ideia de que todas as tarefas diárias são inadiáveis é falsa e atrapalha. O presidente Eisenhower entendia que para ser eficiente era preciso realizar tanto tarefas urgentes, quanto importantes. Essa é a base do Princípio de Eisenhower, composta pelos seguintes passos:
1. Liste todas suas atividades diárias no trabalho, mesmo aquelas pequenas ou menos essenciais.
2. Coloque cada uma dessas atividades numa das quatro categorias:
3. Planeje suas atividades de acordo com essa classificação.
Para facilitar a classificação, use a Matriz Urgente x Importante. Nela, é possível encaixar tarefas nos quadrantes e, assim, compreender quando cada uma delas deve ser realizada.
Como interpretar a Matriz Urgente x Importante
Tudo o que for considerado urgente e importante deve ser entregue primeiro. Depois, vêm as atividades importantes e não-urgentes, que podem ser realizadas com mais cuidado e atenção. Em seguida, execute as tarefas não importantes, mas urgentes. O que for classificado como não-urgente e não-importante deve simplesmente ser descartado ou feito exclusivamente quando houver tempo ocioso no dia.
Que tal colocar em prática essa metodologia? Saber gerenciar bem o tempo é fundamental para vivenciar dias mais produtivos e menos estressantes e, assim, usufruir de bons resultados.
