Quais habilidades são consideradas essenciais para um gestor de projetos? Liderança? Comprometimento? Conhecimento técnico? Proatividade? Sem dúvida, todas essas características são importantes, mas, embora frequentemente colocada em segundo plano, a habilidade de se comunicar permeia o projeto do início ao fim.
Poucos têm essa consciência, mas 90% do tempo do gestor de projetos é gasto com atividades relacionadas à comunicação, segundo Paul Dinsmore, pesquisador e figura de referência no desenvolvimento de PMO’s. Ainda assim, de acordo com pesquisa do Standish Group, um em cada quatro projetos falha e os problemas de comunicação são apontados como a principal causa por 68% das pessoas envolvidas. Ou seja, apesar de ser uma atividade intrínseca ao gerenciamento de projetos, não é bem executada, na maioria dos casos.
O fato é que comunicar-se bem é mais complexo do que se imagina, até mesmo para profissionais que ocupam cargos de liderança. Isso porque uma boa comunicação não é apenas “conversar” ou “saber falar bem”: é ouvir constantemente, trocar ideias, perceber sinais não-verbais, transmitir mensagens claras e assertivas, adequar a linguagem aos diferentes receptores, interpretar o que está explícito e implícito. Comunicar-se bem é se fazer entender – algo mais complexo do que parece, pois envolve codificação e decodificação das mensagens, que são afetadas por filtros pessoais e percepções.
Para maximizar as chances de ser compreendido e, consequentemente, de atingir o que se deseja, o gerente deve investir na comunicação durante o projeto, assumindo o papel de um facilitador. Isso significa que ele representa o elo que irá transmitir e equalizar as informações entre os diferentes agentes. Para tanto, é imprescindível desenvolver habilidades comunicativas de argumentação, mediação e administração de conflitos.
A estrutura de comunicação na gestão de projetos é sustentada por cinco pilares, conforme indicado no Guia PMBOK:
1. Identificar as partes interessadas (stakeholders):
conhecer e listar todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto e documentar as informações relevantes que podem impactar o sucesso do projeto.
2. Planejar a comunicação:
determinar as necessidades de informação dos stakeholders e definir uma abordagem de comunicação.
3. Distribuir as informações:
colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado.
4. Gerenciar as expectativas das partes interessadas:
comunicar e interagir com as partes para atender às necessidades e solucionar questões que podem surgir.
5. Reportar o desempenho:
coletar e distribuir informações sobre o desempenho, incluindo relatórios de andamento, medições do progresso e previsões.
A metodologia sugerida pelo PMBOK ajuda, mas não faz milagres. Além dos canais “oficiais” de comunicação do projeto (emissão de status report, reuniões de alinhamento, sessões de feedback, etc.), existe a comunicação nos corredores, no dia a dia – essa, talvez, seja a mais delicada e crucial. O gestor do projeto deve manter-se próximo da equipe e dos stakeholders; procurar circular pela empresa com frequência e conversar com todos, sem distinções, realizando adaptações na linguagem. Ouvir, observar e dialogar são ações fundamentais de um gestor para coletar informações que nem sempre estão disponíveis em relatórios e apresentações.
A comunicação ineficaz cria mal-entendidos, gera retrabalho e prejuízos, que podem ser refletidos nos relacionamentos, nos custos e prazos do projeto. A comunicação eficaz, por outro lado, é responsável por criar elos sustentáveis, levar os indivíduos à ação e, assim, atingir resultados desejáveis. Investir em comunicação é investir no sucesso do projeto.
“Uma comunicação eficaz cria uma ponte entre as diversas partes interessadas envolvidas no projeto, conectando vários ambientes culturais e organizacionais, diferentes níveis de conhecimento, e diversas perspectivas e interesses na execução ou nos resultados do projeto. ”
(Guia PMBOK®, 2008, p.243)
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